【産業保健師】面談記録は六感を使って書くべき！基本はSOAPで簡潔に

面談時の記録を残す３つの目的

産業保健師の面談記録は必ず残しておかなければなりません。

そもそも記録はなぜ書いて残しておかなければならないのでしょうか。

その目的は３つあります。

・保健指導の評価
・ほか産業保健スタッフとの情報共有
・リスクマネジメント

面談記録を残す理由は、看護記録同様、今後のフォローやスタッフ間連携のためです。一つずつ詳しく解説します。

①保健指導の評価

保健指導は継続して行なっていくものであり、記録を残しておくことではっきりと評価することができます。

客観的データと主観的データを記録することで次回の面接時に役立ちます。

以下に記入例を記します。

【主観的データ（S）】本人の発言
「やせたい」
「ストレスがあるとタバコを吸ってしまう」など

【客観的データ（O）】
検査値

対象者の発言そのままを記載し、また評価対象になる検査値を必ず記録します。

面談記録時に記載した方が良い内容などは次の項目で解説します。

②他の産業保健スタッフとの情報共有

産業医・心理カウンセラーなど他スタッフと連携する際に重要な情報源となります。

産業医は月1～2回
心理カウンセラーは週1回
このように他のスタッフは常駐しているわけではないので、不在時の状況がわかるように記録をします。

面談記録を見ただけでどのような人かがイメージできるように記載できるような内容を記載しましょう。

記録に示して情報共有することで、産業保健スタッフ全員が方向性を統一させてケアを実施することができます。

③リスクマネジメント

産業保健では、安全配慮義務の観点からも指導した内容を記録します。

もし、労働災害などで事業者が安全配慮義務を遂行できなかったと訴えられた際に、記録は重要な証拠となります。

安全配慮義務とは
使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をするものとする。

労働契約法　第五条

つまり、安全配慮義務とは労働者が安全で働けるように配慮することです。

業務上事故が発生した場合、健康上のリスクはなかったか、体調不良でありながら仕事をさせていなかったか、リスク者に適切な保健指導をしていたか、事故防止の対策は十分だったか、など問われます。

必ず、受診勧奨をいつ、何回行ったか、対象者の反応など詳細を記載しておきましょう。

健康上のリスクが明確で、受診勧奨をしても従業員が受診拒否をしたり、指導に応じなかったりする場合があります。

保健師はきちんと保健指導をしていたことを示す材料となるので、細かく記載しましょう。

産業医や産業保健師が面接した時の記録のポイント

健康管理に携わる専門職の記録は、正確でわかりやすいものが求められます。

【記録のポイント】
・対象者の健康問題が明らかであること
・経過がわかりやすいこと
・事実とその考えが明確であること

看護師同様SOAPを用いると、根拠に基づいたケアを行っていることが明確になります。

SOAPの書き方についてはこちらにまとめています。
⇒看護記録ＳＯＡＰのわかりやすい書き方と時短のコツ

必ず日付を記入しましょう。また、紙媒体の場合は誰が記録しているのかがわかるように必ず印鑑を押しましょう。

【面談記録の注意点】怪しいと思ったことも書いておく

産業保健記録は感じたことを率直に記載しましょう。病院とは違って、「ちゃんと健康管理してます」と言って面談を逃れようとする人も多いです。

怪しいな・・・？と思ったらその時に記載をしておきましょう。
その後、他スタッフに情報共有すると改善策を検討することができます。

「病院を受診したと報告があるが虚偽の可能性あり」など
対象者の発言・表情などから感じたことを詳しく記載しましょう。

病院では患者さんの管理は看護師・医師でしっかり行うことができますが、従業員の健康管理はあくまでも「自己申告」であることが多く、対象者の発言を鵜呑みにしてしまうと知らず知らずに就業中に倒れてしまうことも・・・

産業保健師・産業医が置かれている意味を考えると、専門職として、プロとしての対応が求められるので対応には注意しましょう。

まとめ

産業保健師の面談記録は、看護師同様スタッフ間との情報共有や何か労災などが起こった際に行ったケアの証拠となります。

また、1000人を1人で担当するのは非常に難しいです。必ず、自分が行ったことは思い出せるよう記録をしっかり残しておきましょう。